Ablauf einer Videoproduktion: die sechs Phasen von der Idee bis zur Vermarktung

Eine Videoproduktion dauert bei uns vom Kick-off bis zum fertigen Film sieben bis acht Wochen. Rund vier Wochen gehen auf die Vorbereitung, der Dreh dauert meist zwei Tage, und danach folgen noch einmal rund vier Wochen für den Schnitt, die Abstimmung und die Aufbereitung. Wenn Entscheidungen auf beiden Seiten schnell fallen, geht es in sechs Wochen.

Der Dreh ist also der kürzeste Teil. Was davor und danach passiert, haben wir in sechs Phasen unterteilt. Hier steht, was in jeder Phase passiert, wie ein Drehtag abläuft, was in der Postproduktion geschieht und wann wir dich dafür brauchen.

Der Ablauf auf einen Blick

• Wochen 1 bis 4: Kick-off, Analyse, Konzeption und die komplette Vorbereitung der Produktion
• Dreh: meist zwei Tage
• Wochen 5 bis 8: Postproduktion, Abstimmung, Aufbereitung der Formate und, wenn vereinbart, Start der Vermarktung

Phase 1: Kick-off zu Ziel und Marke

Alles beginnt mit einem mehrstündigen Kick-off. Darin legen wir gemeinsam fest, welches Ziel der Film erfüllen soll, und bauen ein möglichst genaues Bild der Marke auf. Uns reicht nicht, welche Produkte oder Leistungen es gibt. Wir wollen wissen, wie die Marke klingen soll, wie sie wahrgenommen werden will und was Menschen fühlen sollen, wenn sie sie sehen. Dieser Charakter muss sich später im Film wiederfinden.

Im Kick-off entsteht außerdem ein Anforderungskatalog für beide Seiten. Was brauchst du von uns, was brauchen wir von dir, und wie läuft die Abstimmung. Schnelle Rückmeldungen sind dabei der größte Hebel für die Dauer des Projekts, weil jede Phase auf der vorherigen aufbaut. Am Ende steht ein Zeitplan für die nächsten Schritte.

Dafür brauchen wir dich für ein paar Stunden am Stück, am besten zusammen mit den Leuten, die über den Film entscheiden.

Phase 2: Analyse von Zielgruppe und Markt

Danach gehen wir in die Analyse. Ein großer Teil davon ist die Zielgruppe. Wir schauen uns ihre Lebenssituation an, ihre Bedürfnisse und ihre Einwände. Was hält sie davon ab, sich für dein Unternehmen zu entscheiden, welche Fragen stellt sie sich, was ist ihr wirklich wichtig. Genauso wichtig ist, wie diese Menschen sprechen, denn der Film soll ihre Sprache treffen und nicht die interne Sprache des Unternehmens.

Daneben analysieren wir den Wettbewerb und den Markt. Welche Themen besetzen andere schon, wer schafft gerade Relevanz, welche Botschaften scheinen für die Zielgruppe zu zählen. Daraus suchen wir die Lücke, also ein relevantes Thema, auf das sich noch niemand gesetzt hat und mit dem sich eine eigene Position aufbauen lässt.

Dafür brauchen wir von dir Zugang zu dem, was dein Vertrieb und dein Service täglich hören, denn die meisten Einwände sind dort längst bekannt.

Phase 3: Konzeption, aus Erkenntnissen werden Filme

Wenn die Marke, die Zielgruppe und der Markt verstanden sind, beginnt die Konzeption. Jetzt wird aus der Analyse eine konkrete Kommunikation. Wie soll die Marke in den Filmen wirken, wie sehen die Konzepte aus, welche Aussagen brauchen wir. Wenn Menschen vor der Kamera sprechen, geben wir die Inhalte gern konkret vor und stimmen sie mit dir ab, damit sie auch aus Unternehmenssicht passen.

Der wichtigste Teil dieser Phase ist die Festlegung, was am Ende entstehen soll und wo es läuft. Ein Film für die Website wird anders gedacht als eine Produktion, aus der gleichzeitig Hochformat-Videos für Social Media sowie Anzeigen und ein Kinospot entstehen. Für die Sparkasse Marburg-Biedenkopf lief die Kampagne vom Kino über Social Media bis zu Plakaten, für CONTI wurde aus dem Produktfilm später die Bildsprache des Messestands. Beides war vor dem Dreh festgelegt, denn das Drehbuch richtet sich danach. Welche Formate wir anbieten, steht in den Leistungen im Überblick.

Konzept, Drehbuch, Shotliste: was wovon der Unterschied ist

Diese drei Begriffe werden oft durcheinandergebracht, dabei haben sie klare Aufgaben. Das Konzept beschreibt die Idee und die Wirkung in wenigen Absätzen, also was der Film erzählt und welches Bild bleiben soll. Das Drehbuch gibt es, wenn der Film eine Geschichte mit Szenen und Dialog erzählt, etwa bei einem Imagefilm mit Schauspielern. Es legt fest, was in jeder Szene passiert und wer was sagt. Die Shotliste ist die Liste aller Einstellungen, die am Drehtag entstehen müssen, mit Ort, Motiv und Personen. Sie ist das Arbeitspapier für den Dreh.

Dafür brauchen wir von dir eine Freigabe des Konzepts, bevor die Produktionsplanung beginnt.

Phase 4: Produktionsplanung und Dreh

Vor dem Dreh steht die Produktionsplanung. Wir legen fest, wie einzelne Einstellungen aussehen, welche Situationen wir brauchen und wer vor der Kamera steht. In vielen Fällen sind das die echten Leute aus dem Unternehmen, von der Produktion bis zur Geschäftsführung. Braucht das Konzept andere Personen, übernehmen wir das Casting. Fehlt ein passender Drehort, gehört auch das Location Scouting zur Vorbereitung. Aus all dem entsteht der Drehplan, der festlegt, was wo mit wem gedreht wird.

Dann wird gedreht. In den meisten Zusammenarbeiten planen wir mit zwei Drehtagen. Für manche Produktionen reicht ein Tag, andere brauchen mehr. Zwei Tage haben sich aus einem einfachen Grund bewährt. Die Vorbereitung mit dem Kick-off, der Analyse und der Konzeption fällt ohnehin an, ob danach einen oder zwei Tage gedreht wird. Der zweite Tag verdoppelt deshalb nicht den Preis, bringt aber deutlich mehr Situationen und Motive, aus denen später Inhalte entstehen.

Gedreht wird mit Canon-Kameras und Optiken, wie sie auch bei Kinofilmproduktionen eingesetzt werden. Je nach Konzept kommen Kran, Slider, Drohne oder Dolly dazu. Welche Technik am Set steht, entscheidet das Konzept und nicht der Gerätepark.

So läuft ein Drehtag ab

Ein Drehtag beginnt mit dem Aufbau von Licht, Ton und Kamera. Danach arbeiten wir den Drehplan ab, Einstellung für Einstellung, mit Umbauten, wenn das Motiv wechselt, und Pausen, in denen auch die Leute vor der Kamera durchatmen. Am Ende steht der Abbau.

Am Set stehen je nach Produktion bis zu zehn Leute von uns. Von dir brauchen wir eine Person, die am Drehtag Fragen beantworten kann, Türen öffnet und weiß, wen wir wann aus dem Betrieb holen dürfen.

Dafür brauchen wir von dir die Räume, die Leute, die im Bild sein sollen, und jemanden, der am Drehtag erreichbar ist. Wie ein Drehtag bei uns aussieht, zeigen die Fotos auf unserer Teamseite.

Phase 5: Konvertierung für die Plattformen

Nach dem Dreh geht das Material in die Postproduktion und danach in die Aufbereitung für die vereinbarten Einsatzorte. Aus einer Produktion entsteht heute selten nur eine Datei. Für die Website braucht es 16:9, für Social Media 9:16, für Anzeigen eigene Schnittfassungen mit anderem Einstieg. Dazu kommen die Korrekturschleifen, bei uns sind zwei eingeplant.

Postproduktion im Detail

Zuerst wird gesichtet. Aus mehreren Stunden Material werden die Einstellungen markiert, die in den Film gehören. Dann entsteht der Rohschnitt mit Reihenfolge und Länge. Er hat schon Farbe, Musik und Grafik, denn der erste Eindruck zählt. Nur die Social-Media-Fassungen fehlen noch. In diesem Zustand bekommst du ihn zum ersten Mal.

Nach deinem Feedback folgt der Feinschnitt mit Übergängen, Rhythmus und der Abmischung des Tons. Danach entstehen die Social-Media-Fassungen, mit Untertiteln, weil der Feed oft ohne Ton läuft. Dann werden die Fassungen exportiert, in den Formaten und Längen, die in der Konzeption vereinbart wurden.

Korrekturen: so läuft die Abnahme

Zwei Schleifen sind eingeplant. Die erste nach dem Rohschnitt, dort geht es um Inhalt, Reihenfolge und Aussagen. Die zweite nach dem Feinschnitt, dort geht es um Details wie eine Einblendung oder die Lautstärke der Musik. Der wichtigste Tipp für beide Runden ist, das Feedback zu bündeln. Eine Liste von einer Person, die intern alles eingesammelt hat, spart Tage gegenüber fünf Mails von fünf Leuten, die sich widersprechen. Weitere Änderungen nach der zweiten Schleife rechnen wir nach Aufwand ab.

Welche Fassungen entstehen, steht seit der Konzeption fest. Wer nur einen Film für die Homepage gebucht hat, bekommt daraus nicht automatisch Anzeigen und Social-Media-Versionen. Deshalb legen wir die spätere Nutzung so früh fest, damit Dreh und Schnitt von Anfang an darauf ausgelegt sind.

Dafür brauchen wir von dir Feedback zum Rohschnitt und zur zweiten Fassung, möglichst gebündelt und innerhalb weniger Tage.

Phase 6: Vermarktung, damit der Film ankommt

Bei vielen Projekten endet unsere Arbeit nicht mit dem Export. Danach kommt die Frage, wie der Film zu den Leuten kommt, für die er gedreht wurde. Online heißt das Social Media und Werbeschaltung auf Instagram, Facebook, LinkedIn oder TikTok, je nach Zielgruppe. Wie wir Social Ads schalten und warum wir das nicht abgeben, steht auf der Leistungsseite.

Die Vermarktung muss aber nicht nur online stattfinden. Mit unserer Videokarte landet ein Film physisch auf dem Tisch von Entscheidern und Geschäftsführern. Das verbindet Direktvertrieb mit Video und sorgt dafür, dass ein Unternehmen im Kopf ist, wenn später ein Bedarf entsteht.

Bei digitalen Kampagnen kommen weitere Bausteine dazu. Wir bauen Landingpages, auf denen Interessenten nach einer Anzeige landen und sich eintragen, und binden sie bei Bedarf an dein CRM an, damit aus Aufmerksamkeit Kontakte werden. Begleiten wir eine Kampagne über längere Zeit, gehört die Skalierung dazu. Wir beobachten die Ergebnisse und entwickeln die Kampagne weiter, statt sie einmal zu starten und laufen zu lassen. Wer das ganze Jahr über Material braucht, bekommt denselben Ablauf als Content-Retainer.

Rechtliches und Organisatorisches, das vor dem Dreh geklärt sein muss

Vier Dinge sollten vor dem ersten Drehtag geklärt sein, weil sie sich hinterher nur noch teuer reparieren lassen.

Einwilligungen. Jede Person, die erkennbar im Bild ist, unterschreibt vorher, für welche Kanäle und wie lange. Das gilt für Mitarbeiter genauso wie für Kunden oder Passanten, die in einer Szene mitspielen. Für ausscheidende Mitarbeiter empfiehlt sich eine Regelung, wie lange der Film danach noch laufen darf.

Drehgenehmigungen. Im eigenen Betrieb braucht es keine. An öffentlichen Orten, in Geschäften anderer Firmen oder bei Drohnenflügen schon. Das gehört zur Produktionsplanung, braucht aber Vorlauf.

Musik. Musik wird für Kanäle und Laufzeit lizenziert. Ein Titel, der auf der Website laufen darf, darf nicht automatisch als Anzeige im Fernsehen laufen. Welche Nutzung vorgesehen ist, steht deshalb schon in der Konzeption.

Nutzungsrechte am Film. Was du mit dem fertigen Film machen darfst und ob du das Rohmaterial bekommst, gehört ins Angebot und nicht in eine spätere Mail. Das ist keine Rechtsberatung, aber die Punkte, die vor dem Dreh auf dem Tisch liegen sollten.

Was bei verschiedenen Formaten anders läuft

Die sechs Phasen gelten für jede Produktion, ihre Gewichtung ändert sich mit dem Format.

Beim Imagefilm mit Drehbuch ist die Konzeption die längste Phase. Casting und Drehorte kommen dazu, und weil mehrere Szenen an mehreren Orten entstehen, sind es meist zwei Drehtage.

Bei der Recruiting-Kampagne stehen die eigenen Mitarbeiter vor der Kamera, die Analyse konzentriert sich darauf, wo die gesuchten Leute online sind, und nach dem Dreh kommen Landingpage und drei Monate Werbeschaltung dazu. Für die Möbelstadt Sommerlad kam noch ein Schauspieler als Detektiv hinzu, die Kollegen aus dem Haus spielten mit.

Beim Content-Retainer fallen Kick-off und Analyse nur einmal an. Danach gibt es je Quartal einen Themenplan und je Monat oder je zwei Monate einen Drehtag, aus dem Reels und Fotos entstehen. Die Phasen drei bis fünf wiederholen sich damit in einem festen Rhythmus.

Beim Produktfilm steht das Produkt im Mittelpunkt, oft mit Makroaufnahmen und kontrolliertem Licht im Studio oder in einer Halle. Die Konzeption entscheidet, ob das Produkt erklärt oder inszeniert wird. Bei CONTI wurde aus einem Bademeister, der ein Schwimmbad dirigiert, die Bildsprache für den ganzen Messeauftritt.

Wie lange dauert eine Videoproduktion?

Vom Kick-off bis zum Dreh rechnen wir mit rund vier Wochen. In dieser Zeit finden der Kick-off, die Analyse, die Konzeption und die komplette Vorbereitung statt. Vom Dreh bis zum fertigen Film oder bis zum Start der Vermarktung sind es noch einmal rund vier Wochen für die Postproduktion, die Abstimmung und die Aufbereitung der Formate.

Insgesamt solltest du sieben bis acht Wochen einplanen. Wenn Rückmeldungen kurzfristig kommen und Entscheidungen ohne Verzögerung fallen, geht es in sechs. Die Dauer hängt also weniger an der Größe der Produktion als daran, wie schnell Abstimmungen auf deiner Seite möglich sind. Was eine Produktion kostet, steht im Beitrag zu den Kosten eines Imagefilms.

Checkliste: Das kannst du vor dem Kick-off vorbereiten

Nichts davon ist Pflicht, aber alles davon spart Zeit im Gespräch.

• Das Ziel des Films in einem Satz, auch wenn er noch holprig ist
• Die Zielgruppe, so konkret wie möglich, lieber „Einkäufer in Industriebetrieben" als „B2B"
• Die Orte, an denen der Film laufen soll
• Ein Werbebudgetrahmen für die Ausspielung, wenn der Film beworben werden soll
• Die Entscheider, die beim Kick-off dabei sein sollten und die Freigaben geben
• Vorhandenes Material wie Logo, Farben, Schriften und frühere Filme
• Termine, auf die der Film fertig sein muss, etwa eine Messe oder ein Jubiläum

Der Ablauf in einem Satz

Wir filmen nicht zuerst und überlegen danach, was wir mit dem Material anfangen. Zuerst verstehen wir Ziele und Marke, danach Zielgruppe und Markt, daraus entstehen Konzepte und Formate, dann planen und drehen wir, bereiten die Inhalte für ihre Plattformen auf und sorgen, wenn es Teil der Zusammenarbeit ist, dafür, dass sie bei den richtigen Menschen ankommen.

Häufige Fragen zum Ablauf

Wie viele Drehtage braucht eine Videoproduktion?

Meist zwei. Ein Tag reicht für ein Firmenporträt an einem Ort, bei mehreren Motiven oder Schauspielern oder bei einer Kampagne mit vielen Fassungen werden es mehr.

Wer steht vor der Kamera?

In vielen Fällen die Leute aus dem Unternehmen. Braucht das Konzept eine Rolle, casten wir Darsteller. Das klären wir vor der Produktionsplanung mit dir.

Was passiert, wenn mir der Rohschnitt nicht gefällt?

Dafür gibt es die Korrekturschleifen, zwei sind eingeplant. Die erste kommt nach dem Rohschnitt, die zweite nach dem Feinschnitt. Weitere Änderungen danach rechnen wir nach Aufwand ab.

Bekomme ich das Rohmaterial?

Das sollte vor dem ersten Drehtag geklärt und im Angebot festgehalten sein, zusammen mit den Nutzungsrechten.

Kann ich mit einem Film anfangen und später Anzeigen dazunehmen?

Ja, wenn das Material dafür ausgelegt ist. Deshalb fragen wir in der Konzeption, ob Anzeigen später ein Thema werden könnten. Dann drehen wir die Einstiege gleich mit, statt später einen zweiten Drehtag anzusetzen.

Wenn du ein Projekt planst, erzähl uns im Erstgespräch, was der Film erreichen soll und wann er laufen muss. Dann sagen wir dir, ob sieben Wochen reichen.